La raison d'être du poste de SECRÉTAIRE RÉCEPTIONNISTE consiste en le lien privilégié et le premier contact entre le personnel et les clients de la Clinique dentaire Dionne. À cet effet, la titulaire doit s'assurer que les patients soient accueillis avec diligence lors des communications téléphoniques particulièrement lors des rappels. Cette attitude doit être renforcée lors de leurs visites aux locaux mêmes de la clinique ou dans les diverses communications écrites.

Consciente de l'importance de son rôle, elle est responsable de rappeler aux patients, les données nécessaires à leur présence à leur rendez-vous avec les professionnel(le)s de la clinique tout en réitérant succintement les données du plan de traitement. Elle réalise le tout selon les politiques du bureau.

Sous l'autorité du responsable du personnel, la secrétaire réceptionniste est en charge de:

ACCUEIL / RÉCEPTION

1. Accueillir les patients, et s'assurer que les coordonnées sont à jour (3 ième numéro).
2. Aviser le dentiste de l'arrivée du patient.
3. Préparer le feuillet RAMQ lors de l'arrivée du patient et le donner au paiement. Une fois par semaine, les expédier.
4. Vérifier le carnet de réclamation - carte RAMQ - coordonnées du patient.
5. Recueillir, compléter, photocopier et remettre le formulaire d'assurance au patient.
6. Ouvrir les nouveaux dossiers comprenant le questionnaire médical complété.
7. Maintenir l'ordre dans la salle d'attente.
8. Responsable du cahier de rendez-vous:
   • céduler les patients curatif et hygiène;
   • confirmer les rendez-vous;
   • remplacer les annulations.
9. Répondre au téléphone.
10. Maintenir une liste de patients à appeler en cas d'annulation.
11. Sortir les dossiers du jour pour chaque dentiste et afficher les listes dans les salles.
12. Recevoir et distribuer le courrier.
13. Si requis, expédier des lettres de remerciement, sympathie, félicitations, etc. aux patients de la clinique.
14. Prendre rendez-vous avec les patients de rappel principalement ceux qui sortent de la salle de l'hygiéniste.
15. Faire remplir la carte et la ranger.
16. Codifier clairement les dossiers RVM - RVA - (être vigilante).
17. Indiquer dans le cahier de rendez-vous:
    • confirmé : C
    • laissé message : L.M
18. Vérifier et céduler les cas de laboratoire. Entrer les frais au dossier et faire suivre au dentiste traitant.
19. Placer et enlever le répondeur. S'assurer que le message est adéquat pour la fin de semaine ou pour la journée même.
20. Préparer les feuilles de route du lendemain, contenant les détails pertinents.
21. Tenir les registres de nouveaux patients. Voir à la fermeture des dossiers, photocopier et expédier avec les clichés radiologiques.

PAIEMENT

1. Entrer les clients sur Mardan à son arrivée.
2. Recueiller les formulaires de RAMQ et/ou d'assurance et préparer un talon de reçu lors de l'arrivée du patient (donné par la secrétaire à l'accueil).
3. Recevoir le paiement après traitement et l'inscrire sur l'état de compte.
4. Émettre les reçus partiels ou totaux selon le besoin.
5. Remplir les formulaires d'assurances.
6. Remplir les estimés d'assurances.
7. Faire les entrées de données sur Mardan.
8. Balancer les caisses du jour.
9. Préparer les bordereaux de dépôt.
10. Vérifier les états de compte du jour et les classer.
11. Vérifier les feuillets RAMQ avant l'envoi postal.
12. Faire les entrées de chèques reçus par courrier.
13. Relance de chèques NSF.
14. Relance des comptes impayés.
15. Expliquer les politiques de paiement (si ce n'est pas fait à l'arrivée) et les ententes financières.
16. Photocopier, vérifier et expédier les états de comptes. (France)
17. Remplir la compilation de la ventilation des honoraires.
18. Entrer les paiements reçus par la poste.
19. Entrer la RAMQ globale sur la feuille de jour.
20. Préparer la liste des comptes à recevoir à la fin du mois.
21. Collaborer avec l'autre secrétaire pour les rappels d'avance.
22. Classer les dossiers.

ADMINISTRATION

1. Lorsque requis, répondre au courrier (selon les besoins).
2. Classer le courrier de la clinique.
3. Exceptionnellement, en cas d'urgence, commander certaines fournitures dentaires.
4. Préparer les bordereaux et faire les dépôts.
5. À l'arrivée des états de compte, (laboratoires, cartes de crédit) sortir les factures et les remettre à l'Adjointe-administrative.
6. À mesure de leur entrée, procéder à la disposition des revues dans la salle d'attente et mettre en circulation les nouvelles. Maintenir la mise à jour (France).
7. Occasionnellement, mettre de l'ordre dans le petit bureau attenant à l'accueil.
8. Voir à l'entretien des plantes (Paulette).

Minimalement le (la) candidat(e) doit détenir un D.E.S. en secrétariat et un an d'expérience acquise idéalement dans un cabinet dentaire.

Une capacité d'expression verbale éprouvée. De l'entregent qui se manifeste par une aisance et une grande facilité à communiquer avec ses collègues de travail et les différents clients de la clinique. Cette capacité à communiquer se traduit tant dans sa façon de parler que d'écouter et par l'expression d'un sens développé des relations humaines et de tact.

Méthodique et disciplinée, elle fait preuve d'une bonne résistance à la pression. Elle démontre aussi une bonne capacité d'adaptation face aux situations nouvelles et aux changements introduits.