La raison d'être du poste d'Adjointe-administrative consiste à planifier, coordonner et effectuer un certain contrôle des activités relatives à la gestion de la clinique dentaire en ce qui a trait aux ressources financières, matérielles et quelquefois humaines de la clinique. Considérée comme le *bras droit+ du propriétaire, le Dr Robert Allyson, l'Adjointe-administrative prépare et communique toute l'information de gestion dans le but de supporter une prise de décision rationnelle et objective. Cette fonction se réalise sur une période approximative de 40 heures par mois.

Sous l'autorité du responsable du personnel, l'adjointe-administrative est responsable de:

1. Bi-mensuellement, balancer les états de compte de la R.A.M.Q.:
   • classer les feuillets déjà payés;
   • refacturer les feuillets refusés.
2. Bi-mensuellement, pour les dentistes à pourcentage:
   • calculer les honoraires;
   • préparer et faire signer les chèques;
   • enregistrer les opérations à l'ordinateur, par écriture;
   • faire les écritures de journal;
   • remettre le résumé de calcul et le chèque aux dentistes.
3. Mensuellement, en regard des comptes à payer:
   • vérifier les factures;
   • effectuer la saisie à l'ordinateur.
   • préparer les chèques pour signature et mise à la poste;
   • classer les factures.
4. Mensuellement, faire la mise à jour pour la tenue de livre, i.e.
   • faire les entrées aux livres; (facturation et dépôts);
   • saisir les données relatives aux factures payées;
   • enregistrer les factures qui ne font pas partie des comptes à payer;
   • faire les écritures de journal:
     • inscription des honoraires à payer;
     • calculer les salaires des employés (à partir du résumé des salaires).
5. Mensuellement, (avant la fermeture du mois) à partir de la balance de vérification:
   • mettre à jour la comptabilité;
   • vérifier les comptes;
6. Mensuellement, réaliser la fermeture du mois: (dans la première semaine du mois suivant)
   • balancer les comptes à recevoir;
   • balancer la banque et la caisse;
   • à l'aide de la balance de vérification, vérifier toutes les données déjà inscrites pour chaque poste;
   • faire les ajustements au niveau des fournitures dentaires;
   • imprimer la balance de vérification finale;
   • imprimer la conciliation bancaire pour la banque et la caisse;
   • imprimer les états financiers;
   • imprimer le bilan;
   • fermer la période.
7. Mensuellement, à partir des relevés bancaires, faire la conciliation de banque du propriétaire, concilier les comptes à payer, émettre les chèques, classer les factures, faire les recommandations nécessaires.
8. Trimestriellement, préparer les rapports TPS et TVQ.
9. Annuellement, rencontre avec l'expert-comptable afin de transmettre les données nécessaires à la production des états financiers et des impôts.
10. lorsque requis, répondre au courrier.

RESSOURCES MATÉRIELLES

1. Sur réception des besoins identifiés par l'assistante dentaire, responsable de l'inventaire (Christiane), faire les commandes de matériel et de fournitures dentaires.

RESSOURCES HUMAINES

1. À l'occasion et à la demande du responsable du personnel, établir la cédule des employés
2. Elle exécute toute autre tâche qui a comme résultat de supporter le propriétaire dans la gestion et l'opération de sa clinique dentaire.

Idéalement la candidate doit détenir une formation de secrétaire comptable et de l'expérience acquise dans un cabinet dentaire.

Une bonne connaissance technique des principaux logiciels en usage dans le bureau tels: lotus 1,2,3, Word (6.0), Windows, fortune 1000, bedford, etc.

Une aisance à travailler en équipe qui se manifeste par une grande facilité à communiquer avec ses collègues de bureau auprès de qui elle demande et prodigue des conseils et avec les différents clients de la clinique.

Dans ses tractations avec les différents professionnels de la clinique, les fournisseurs et les clients elle sait faire preuve de tact et de diplomatie.

Discipliné(e) en regard de l'utilisation et de la gestion efficace des ressources matérielles et financières.

Organisée dans la gestion efficace de son temps selon l'horaire convenu.